Les 5 anomalies des factures de transport les plus récurrentes
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- 13 mars 2024
Lorsqu’il s’agit de contrôler les factures de transport de marchandises, il est essentiel de détecter les anomalies récurrentes qui peuvent impacter les coûts et la gestion des expéditions. À l’aide des retours de nos utilisateurs et de l’expérience acquise à contrôler tout type de facture de transport, nous avons identifié les cinq principales anomalies de facturation transport auxquelles les professionnels du secteur sont confrontés régulièrement.
1. Transport par groupage
Normalement, les colis devraient être regroupés lors des expéditions afin de bénéficier de tarifs dégressifs. En effet, les entreprises de transport proposent des services de regroupement.
Des problèmes peuvent surgir quand les colis d’une même commande sont séparés entre différents camions ou qu’un article est envoyé seul.
Les règles de regroupement entraînent parfois des erreurs et engendrent souvent des coûts supplémentaires. Il est donc primordial de veiller à ce que les colis soient correctement regroupés et que les tarifs appliqués soient conformes à la volumétrie réelle des envois.
2. Poids volumétrique des colis
Il arrive fréquemment que le poids facturé d’un colis soit différent par rapport au poids du colis expédié, ce qui entraîne des frais de facturation plus élevés. Bien que la re-pesée de colis soit en général contractuelle, il est important de prendre en compte certains éléments afin d’éviter de mauvaises surprises.
Les écarts de poids peuvent être dus à une re-pesée de colis par le transporteur ou, plus rarement, à un problème d’étiquetage. Certains transporteurs appliquent également la règle du poids volumétrique, qui signifie que si le poids volumétrique d’un colis est supérieur à son poids en kilogrammes, le poids volumétrique sera utilisé pour la facturation. Ces écarts peuvent aussi provenir d’un référentiel produit non mis à jour rendant le poids de certains colis faux.
C’est dans ces cas là que l’écart de poids peut être le plus significatif. Afin d’éviter ces problèmes, il est essentiel de mettre régulièrement à jour ces référentiels de poids et de veiller à ce que les processus de pesée et d’étiquetage soient rigoureusement suivis.
3. Grilles tarifaires
Bien que moins fréquente, l’anomalie des grilles tarifaires est l’une des plus coûteuses pour les entreprises. Normalement, ces grilles changent une fois par an, mais il arrive que les transporteurs ne soient pas à jour sur les nouveaux tarifs. Par conséquent, lorsque les tarifs évoluent, les coûts de transport peuvent devenir plus élevés que prévu.
Cette situation peut entraîner des remboursements à effectuer. Afin de minimiser les impacts financiers liés à cette anomalie de facturation, il est recommandé de mettre en place des mécanismes de suivi et de vérification réguliers des grilles tarifaires, ainsi que des procédures de communication efficaces entre les transporteurs et les clients.
Récurrence
2/5
Impact financier
5/5
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4. Taxe gasoil
La surcharge carburant a été instaurée afin de prendre en considération les fluctuations du prix du pétrole, le montant facturé aux clients pour le transport est ajusté en fonction du prix des carburants. Cette majoration est variable et réévaluée chaque mois en fonction de la moyenne des prix du gazole du mois précédent. Ce qui signifie que la majoration applicable au mois M donné correspond au barème du mois M-1. Ainsi, dès le début du mois, le barème applicable est déjà connu.
Cette taxe peut être appliquée de différentes manières, parfois de façon fixe, mais aussi selon les taux en vigueur pour un mois donné. Une mauvaise mise à jour par les transporteurs peut entraîner des erreurs de facturation et des coûts supplémentaires. Utiliser un système de suivi et de mise à jour des taux de taxe sur le gazole est la solution pour s’assurer que les factures reflètent les taux corrects.
5. Facturation de suppléments
Il peut arriver que des suppléments soient facturés alors qu’ils ne sont pas nécessaires, par exemple en raison d’un colis plus volumineux que prévu dû à une erreur de volumétrie. Il est crucial de s’assurer que les suppléments appliqués sont corrects et justifiés pour éviter des coûts superflus.
Une bonne pratique consiste à mettre en place des procédures de contrôle automatisées pour vérifier l’applicabilité des suppléments et à communiquer efficacement avec les transporteurs pour clarifier les exigences spécifiques des envois.
Récurrence
3/5
Impact financier
4/5
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2 pistes d'optimisation
1. Amélioration des détails dans les factures
Souvent, les informations détaillées sur les différents éléments de la facturation tels que les frais de transport, les suppléments ou la taxe sur le gazole sont incomplètes, manquantes ou comportent tout simplement une erreur.
En améliorant la qualité des détails fournis dans les factures, les entreprises pourront mieux comprendre les coûts associés à chaque expédition et renforcer leur capacité à contrôler efficacement leurs dépenses de transport.
2. Automatisation pour réduire les erreurs humaines
Les fautes de frappe, comme les erreurs de prix ou les incohérences dans l’écriture des noms des clients, peuvent rendre le contrôle et la gestion des données plus complexes. Aussi, les personnes chargées d’effectuer cette tâche peuvent souvent manquer de temps pour réaliser un contrôle manuel approfondi de chaque facture.
En automatisant ce processus, les entreprises peuvent améliorer la précision et l’efficacité globale du contrôle des factures de transport de marchandises.
Conclusion
Identifier une anomalie dans une facture de transport de marchandises n’est pas une tâche facile, cependant, cela reste essentiel pour les professionnels du secteur afin d’améliorer leur processus de contrôle redondant et optimiser leurs coûts d’expédition. En améliorant la qualité des informations des factures, les entreprises peuvent garantir un contrôle plus précis et efficace de leurs opérations de transport de marchandises.
Une entreprise peut faire face à des anomalies spécifiques liées à son activité et qui peuvent varier en fonction des produits transportés, des réglementations ou des particularités propres à chacune des entreprises. Il est donc crucial d’être attentif et vigilant pour détecter et résoudre efficacement ces anomalies, qui peuvent impacter la gestion des factures de transport de marchandises.
Florian GEFFROY
Copywritter et Digital Marketer pour DataFret
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