Les 4 erreurs de facturation transport à éviter !
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- 22 novembre 2023
Dans un climat d’augmentation des charges et de réduction des marges, le contrôle des factures de transport est un sujet critique pour toutes les entreprises qui expédient des marchandises. Une simple erreur de facturation augmente les dépenses globales et les délais de traitement tout en pénalisant les marges d’exploitation.
Malgré les efforts et le sérieux des transporteurs lors de l’envoi de leur facture, des anomalies involontaires peuvent apparaître et les causes en sont variables : changement de système d’informations, mauvaise mise à jour des grilles tarifaires ou problème de paramétrages, etc.
Erreurs de facturation transport – Ce que vous devez savoir
Voici les 4 erreurs de facturation les plus courantes que rencontrent nos clients. Abordées efficacement, elles permettent aux chargeurs de gagner du temps dans le traitement de leur facture et d’avoir l’assurance de toujours payer le bon prix.
Côté transporteur, cela permet de raccourcir les délais de paiement et d’améliorer les cycles de trésorerie.
Les 4 erreurs de facturation transport à éviter
1. Calcul des regroupements
Cette erreur est classique. La bonne application des règles de regroupement définies dans les contrats est compliquée à suivre à la main.
D’une part car le calcul peut s’avérer complexe, d’autre part car les entreprises gèrent des milliers voire des millions d’expéditions par an. C’est pourtant l’une des causes principales d’anomalie que nous remarquons.
2. Mauvaise application des grilles tarifaires
Les grilles tarifaires dans le transport sont complexes à analyser et comportent de nombreuses règles. Si elles sont mal appliquées, elles peuvent conduire à des erreurs. C’est le cas notamment des arrondis dont les règles de calcul sont précisées clairement dans les contrats, les taxes douanières, les surcharges, le calcul de l’indice carburant ou de la taxe gasoil, etc.
Que ce soit pour les transporteurs ou les chargeurs la gestion des factures de transport est un enjeu central. Bien maîtrisée, elle permet de fluidifier la relation client/fournisseur, d’optimiser les temps de traitement et d’accélérer les processus de paiement.
3. Doublons de ligne
Lorsque le contrôle des factures est effectué manuellement, la priorité est d’analyser la cohérence de facteurs tels que le prix unitaire ou les quantités. Cette technique ne permet pas d’identifier de façon fiable qu’une facture n’est pas en doublon.
Le traitement régulier ou la mise en place d’un logiciel de contrôle automatique comptable permettent de vérifier que les factures ne comportent pas de doublons et de s’assurer qu’aucun paiement n’est émis en double.
4. Erreurs de rétention et de surfacturations
Bien qu’il soit impossible d’éviter tous les frais de transport, certains peuvent l’être !
Habituellement, les transporteurs et les douaniers appliquent correctement les surcharges tarifaires, mais dans certains cas, des frais supplémentaires peuvent s’ajouter (Taxes de gasoil, livraison retardée, frais de douanes etc…)
Afin d’éviter toutes erreurs de surfacturation, le changement de transporteur peut être une solution, mais à ses risques et périls… La perte de temps passé à la recherche d’un nouveau transporteur et la non-preuve de l’efficacité de ce dernier peuvent en être la conséquence.
Le fait de pouvoir utiliser une solution qui offre aux entreprises un contrôle pour différencier les frais de transport corrects et validés des frais surévalués et qui n’ont pas lieu d’être, semble être une opportunité à ne pas négliger.
Conseils pratique pour chargeurs et transporteurs pour limiter les erreurs de facturation
Vérification régulière des factures : Cela peut aider à rapidement identifier les erreurs et à les corriger avant qu’elles ne deviennent un problème majeur.
Utilisation de logiciels de facturation spécialisés : Ces outils peuvent automatiser de nombreux aspects de la facturation et réduire les risques d’erreur.
Formation du personnel : S’assurer que son personnel est bien formé sur les meilleures pratiques de facturation et les réglementations en vigueur est indispensable pour une meilleure compréhension des processus.
Communication claire et transparente entre les parties : Une relation durable entre les chargeurs et les transporteurs peut aider à prévenir les erreurs si chacun comprend les termes du contrat et les frais associés.
Gagner en visibilité et en contrôle sur les erreurs de facturation du transport
La gestion des dépenses, des bénéfices, des flux de trésorerie, des factures et des paiements de factures fait partie des responsabilités financières des entreprises.
En procédant à des vérifications précises et régulières des dépenses, les chargeurs peuvent éviter les erreurs courantes et améliorer la gestion des coûts de transport.
L’adoption de solutions innovantes en matière de détection des anomalies peut aider les expéditeurs à s’assurer que chaque facture et chaque demande d’avoirs soient validées.
L’augmentation de la visibilité sur le pilotage des activités de transport reste une solution efficace pour gagner du temps et de l’argent.
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