L'automatisation de la comptabilité : de quoi parle-t-on ?
- Blog
- 27 août 2022
L’automatisation de la comptabilité, plus précisément des tâches, est un sujet clivant.
Considérée dangereuse pour certain(e)s, il n’en demeure pas moins une véritable opportunité pour d’autres.
Les Directions comptables n’échappent pas au débat. Nombreux sont les articles qui proclament depuis des années la disparition des comptables. La réalité est tout autre. Les comptables ne sont pas prêts de disparaître.
Au contraire, ils tirent partie des nouvelles technologies pour s’affranchir des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée pour être plus efficaces. Grâce à des données fiables, précises et actualisées, la direction comptable devient un véritable partenaire des autres directions de l’entreprise.
Quelles sont les activités les plus concernées par l’automatisation de tâches dans la comptabilité ?
- La saisie : factures, écritures comptables, relevés bancaires, transfert de fonds...
- L'édition de devis et factures
- La dématérialisation des factures
- Construction du bilan et du compte de résultats
- La gestion de Taxe sur Valeur Ajoutée (TVA)
- La gestion de la paie du personnel
- Etc...
Quels sont les avantages de l’automatisation de la comptabilité ?
Gain de temps
En toute logique, lorsque des tâches manuelles sont automatisées, le principal enjeu est de gagner du temps.
L’automatisation permet de réduire considérablement les travaux de saisie comptable. Les tâches simples et répétitives et à faible valeur ajoutée sont paramétrées pour s’exécuter automatiquement, sans qu’il soit nécessaire d’ajouter ou de modifier manuellement des données. Les processus transactionnels tels que les factures, les dettes et les rapprochements sont traités d’un simple clic.
Cette technologie évite d’avoir à revérifier les données et à effectuer des rapprochements inutiles. Plus important encore, cela permet de gagner du temps et de l’argent, tout en permettant de donner la priorité aux tâches de haut niveau.
Bien utilisée, cela devrait tout simplement supprimer toutes les parties fastidieuses et frustrantes du travail, laissant la place à la comptabilité de gestion, à la stratégie, les analyses et à une bonne communication.
Développement de compétences
Tous les métiers comportant un niveau élevé de travail manuel sont susceptibles d’être automatisés, y compris sur des postes qualifiés comme designer ou chirurgien.
Les comptables n’échappent pas à la règle. Ceci étant, il est important de ne pas voir les technologies d’automatisation comme une menace, mais comme une opportunité de se réinventer et d’améliorer ses compétences.
Le temps où les “machines” pourront tout faire par elles-mêmes n’est pas encore venu. Des experts métiers doivent être là pour piloter les logiciels, s’assurer qu’ils fonctionnent parfaitement et valider la cohérence des datas produites.
Les automatisations de tâches débloqueront la capacité d’un comptable à partager son jugement dans l’entreprise, enrichissant ainsi son expérience professionnelle et sa valeur perçue au sein de l’organisation.
Quelle que soit l’efficacité des scripts permettant d’automatiser les tâches comptables transactionnelles, elles ne s’approcheront jamais de la valeur permanente d’un comptable, de son expérience et de son jugement.
Pour ces raisons, les comptables devraient sauter sur l’occasion d’utiliser ces outils dès aujourd’hui, pour devenir à la fois un expert en comptabilité et un expert en logiciels de comptabilité.
Traitement accéléré, précision améliorée
L’exigence en termes de conformité aux normes comptables n’a jamais été aussi forte. Limiter au maximum les saisies manuelles permet de favoriser l’absence d’erreurs dans les données et la cohérence des informations.
Dans un temps pas si lointain, pour retrouver une information comptable dans l’entreprise, il était nécessaire de se rendre dans la salle dédiée aux archives. Il est maintenant incroyablement simple de trouver pratiquement n’importe quel fichier dont vous avez besoin en quelques secondes.
L’automatisation de la comptabilité est conçue pour que les documents et les éléments du grand livre soient faciles à catégoriser, à nommer et à stocker en toute sécurité, ce qui fait que les retrouver est un jeu d’enfant.
Toute entrée dans un logiciel peut être retrouvée presque instantanément. L’automatisation permet de créer des milliers d’écritures comptables en quelques secondes, sans risque réel que les données soient erronées ou incomplètes. Bien sûr, cela nécessite toujours un comptable expérimenté pour vérifier le travail et manipuler ces données.
Identification des tâches “automatisables”
L’automatisation des tâches à elle seule ne peut pas conférer un avantage concurrentiel ou une hausse de la productivité des entreprises. C’est bien sûr aux professionnels et aux utilisateurs finaux de tirer profit des innovations mises à leur disposition.
Pour que cette transformation soit réussie, il est capital de placer l’utilisateur au centre de l’adoption technologique et de l’accompagner dans la conduite du changement.
Cela permet de lever les freins liés à l’automatisation et de maximiser les chances qu’elle soit perçue comme positive. L’enjeu est d’abord d’identifier les processus à faible valeur puis de bien comprendre comment les automatiser pour être en mesure d’allouer des ressources sur des analyses plus poussées ou l’augmentation de la qualité de service.
Avec un point de collaboration unique pour la comptabilité, les dirigeants peuvent surveiller les indicateurs clés de performance tels que les ajustements non enregistrés, les tâches en cours et les écritures de journal en retard.
Ces mesures permettent non seulement de prendre de meilleures décisions commerciales, mais elles peuvent également être utilisées pour favoriser la responsabilisation et le changement dans l’ensemble de l’organisation.
Conclusion
Bien sûr, l’automatisation des tâches à elle seule ne peut pas conférer un avantage concurrentiel ou une hausse de la productivité des entreprises.
Soulager l’équipe comptable, en mettant en place de nouveaux processus, doit s’accompagner d’une bonne définition des nouvelles tâches et missions qui lui seront confiées.
Pour faciliter à la fois l’adhésion des équipes et l’efficacité opérationnelle, l’automatisation des tâches ne doit pas être perçue comme un souhait de la direction d’accélérer l’exécution des tâches, mais bien comme une volonté de mettre à disposition des outils d’aide à la prise de décision performants.
De l’identification des processus à automatiser, en passant par le choix des outils et leur implémentation, plus les équipes sont impliquées dans le processus de décision et plus il y aura consensus efficace lors de l’adoption.
Florian GEFFROY
Copywritter et Digital Marketer pour DataFret
ARTICLES
Nouveautés sur DataFret, tendances et actualités sur la logistique, la Supply Chain, le transport, la comptabilité et la technologie.
24 juin 2022
Contrôle des factures de transport de marchandise
Cette infographie apporte plus de précision sur la différence entre un système manuel et automatisé dans les directions comptables.
19 mai 2022
Mise à jour DataFret : Mai 2022
La gestion des écarts de préfacturation et le module de simulation des coûts de transport par scénario.