Nga Nguyen & Carole Siebert "Les enjeux de comptabilité automatisée"
- Interview
- 20 October 2022
Pour faire suite à notre première interview de Michel Philippart, nous avons eu le plaisir de nous entretenir avec deux expertes en comptabilité automatisée.
L’innovation est au cœur des directions comptables depuis plusieurs années, aussi de nombreuses questions nous sont venues en tête, notamment à propos de la conduite du changement, l’adoption des nouvelles technologies et les outils les plus utilisés par les équipes opérationnelles.
Carole Siebert et Nga Nguyen, respectivement Directrice et Senior Manager du service Assistance Opérationnelle aux Directions Financières & Management de Transition chez Ad Astra (anciennement Deloitte Outsourcing) ont gentiment accepté de nous éclairer sur la comptabilité automatisée.
Quels sont les plus gros changements auxquels vous avez dû faire face dans votre carrière comptable d’un point de vue technologique ?
N.N : La démocratisation des ERP dans les années 2000 a été le premier gros changement. Plus récemment, j’ai participé à l’implémentation de l’outil Workday dans une entreprise.
C’est un gros changement pour les comptables. On ne saisit plus des écritures comptables, on enregistre des opérations transactionnelles. Il n’y a plus de notion de débit /crédit, on ne démarre plus par un compte, mais par un événement (quel type de dépenses, quel type de revenus, etc.).
C.S : J’ai participé à un projet Purchase To Pay (P2P) avec la mise en place d’un outil permettant l’automatisation et la dématérialisation de tout le processus : du bon de commande au paiement de la facture fournisseur. L’objectif de ce type de projet est d’automatiser le processus de bout en bout.
Un workflow de validation est mis en place pour valider toutes les étapes du process : engagement de dépense, commande, réception, bon à payer.
Toute la chaine est automatisée : L’écriture comptable est générée automatiquement à partir des informations reconnues par l’outil sur la facture fournisseur. Le rapprochement de la facture avec le bon de commande permet le déclenchement du « bon à payer ».
Ces technologies d’automatisation et de dématérialisation existent depuis longtemps dans les grands groupes, elles s’imposent désormais dans les TPE/PME ainsi que les cabinets d’expertise.
Quels sont, selon vous, les prochains gros challenges dans les Directions financières ?
C.S : Les projets en cours concernent plus particulièrement l’automatisation des reportings permettant de bénéficier de meilleurs outils de pilotage de l’activité, notamment pour les équipes contrôle de gestion.
Des outils comme Power BI permettent d’avoir des informations plus rapidement, en instantanée, agrégées et plus visuelles. L’information est accessible en quelques clics.
N.N : Des progrès sont encore à faire sur les délais de clôture comptable. Dans de nombreux groupes, les clôtures durent encore jusqu’à 15 jours, alors que le standard serait plutôt 5/8 jours. Des outils existent, mais ne sont pas exploités à 100% et certains (beaucoup!) privilégient exclusivement Excel.
Comment mener la conduite du changement dans les directions comptables ?
N.N : La communication est primordiale. J’ai pu constater dans certaines entreprises des équipes dédiées à l’accompagnement des différents pays / filiales / services dans le changement. L’objectif est de favoriser l’adhésion. Des enquêtes, des ateliers et des formations sont menés…
C.S : L’accompagnement au changement doit être vu comme un projet dans le projet. Cela passe d’abord par le sponsor de la Direction Générale qui doit montrer la trajectoire et définir des objectifs clairs. Ensuite, c’est à l’équipe projet de « porter la bonne parole » auprès des équipes, expliquer quels sont les bénéfices pour l’entreprise et pour les collaborateurs de ce changement.
“La communication est la clé du succès”
Comment favoriser l’adoption des nouveaux outils de comptabilité automatisée ?
C.S : Tout d’abord, il faut montrer le bénéfice dans le quotidien, en termes d’intérêt du travail et d’optimisation de la charge de travail.
L’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée va permettre aux collaborateurs de pouvoir se concentrer sur des tâches d’analyses et de reporting.
La conduite du changement est essentielle, et nécessite une préparation et un réel accompagnement des collaborateurs.
N.N : Pour obtenir l’adhésion des collaborateurs aux nouveaux outils, il faut avoir une idée précise du métier de chacun et identifier les tâches qui nécessitent d’être automatisées. Les collaborateurs ont besoin de comprendre quel sera le bénéfice dans leur quotidien avant de parler du bénéfice pour l’entreprise.
“Les collaborateurs ont besoin de comprendre quel sera le bénéfice dans leur quotidien avant de parler du bénéfice pour l’entreprise”
Comment choisir un nouvel outil de travail pour la comptabilité automatisée ?
C.S – N.N : Il y a beaucoup d’outils de comptabilité automatisée sur le marché ! Maintenant l’enjeu est d’identifier celui qui va répondre au mieux aux besoins du métier. Ensuite, il faut que le projet soit mené à bien avec des expressions de besoin précises et détaillées.
Finalement, en tant que leader du changement, comment assurez-vous votre veille technologique en terme de comptabilité automatisée ?
C.S – N.N : Nous assurons notre veille technologique par différents biais, en participant à des évènements et conférences organisés par des éditeurs, mais aussi grâce à nos interventions au sein de Directions Financières de différents secteurs et dans différentes tailles d’entreprise.
Florian GEFFROY
Copywritter et Digital Marketer pour DataFret
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