Facture transport : passer de contrôle manuel à automatique
- Blog
- 13 November 2023
Manuellement, traiter une facture transport de marchandises est une tâche bien souvent chronophage et fastidieuse. Imaginons devoir répéter ce processus pour des centaines de factures, cela deviendrait insupportable.
Traiter une facture transport à la main peut impliquer de nombreuses contraintes :
Temps passé sur des tâches à faibles valeurs ajoutées
Peu de lignes contrôlées sur l’ensemble des factures de transport
Processus de validation de la facturation rallongé
SOMMAIRE :
- Workflow facture transport
- Chiffres clés du secteur à retenir
- Les bénéfices et résultats de l'automatisation pour l'utilisateur
- Qu'est-ce qu'une facture transport ?
- La dématérialisation de la facture transport
- Pourquoi l'automatisation du contrôle d'une facture transport est la solution ?
- La facture transport, quoi retenir ?
LE CONTRÔLE DES FACTURES TRANSPORT DE MARCHANDISES
DE MANUEL À AUTOMATISÉ
Le contrôle des factures de transport est une tâche chronophage et sujette aux erreurs. Les volumes d’expéditions sont souvent trop importants pour que l’analyse soit efficace dans Excel.
Manuellement, en moyenne, seuls 15 % des anomalies de facturation sont identifiées.
Alors pourquoi perdre son temps à rechercher les anomalies dans les factures de transport plutôt que les résoudre ?
WORKFLOW FACTURE TRANSPORT
DE MANUEL
1. EXPÉDITION MARCHANDISE
2. DEMANDES D’ENLÈVEMENT
3. FACTURATION DES SERVICES
6. TRAITEMENT DES DEMANDES D’AVOIRS
5. DEMANDES DES AVOIRS
4. CONTRÔLE DES FACTURES DE TRANSPORT
7. VALIDATION DU PAIEMENT
8. REGLEMENT DES FACTURES DE TRANSPORT
À AUTOMATISÉ
1. EXPÉDITION MARCHANDISE
2. ANALYSE DES ANOMALIES
3. DEMANDE DES AVOIRS
4. REGLEMENT DES FACTURES DE TRANSPORT
CHIFFRES CLÉS À RETENIR
Le montant des dépenses en 2023 par les entreprises françaises en transport de marchandises.
Le montant total que représentent ces erreurs de facturations.
Le pourcentage d’entreprise qui ne contrôlent pas ou peu leurs factures de transport.
Le pourcentage d’entreprises françaises qui mesurent l’effet de leur outils et logiciels tech.
AUTOMATISATION + UTILISATEUR LE COM-BOT PARFAIT
AVANTAGE DE L'AUTOMATISATION
BÉNÉFICES POUR L'UTILISATEUR
- Accélération du traitement de la facturation
- Analyse les montants ligne par ligne
- Suivi des factures en continu
- Plus d'erreurs de facturation
- Assistance sur des tâches chronophages
- Passe du temps sur des tâches à forte valeur
- Exactitude de toutes les données
- Suivi de KPIs stratégiques
SOURCES
https://supplychaindigital.com
https://www.mckinsey.com
https://digital-solutions.konicaminolta.fr
https://www.supplychainmedia.eu
Qu'est-ce qu'une facture transport ?
Une facture transport est un document qui justifie le montant à payer pour le transport de marchandises d’un point A à un point B.
Elle est généralement émise par le transporteur et peut inclure des mentions obligatoires comme le poids, le volume et la nature des marchandises transportées.
Pour découvrir les mentions obligatoires des factures de transport et comment minimiser les risques de non-conformité dans la facturation : cliquer ici
🚨 À noter que chaque expédition peut avoir ses propres spécificités, tarifs, remises, taxes ou autres suppléments qui peuvent compliquer la facturation.
La dématérialisation de la facture transport
La dématérialisation de la facturation, c’est le passage du format papier au format électronique pour toutes les factures. Cette transition devait être obligatoire pour toutes les entreprises françaises à partir du 1er juillet 2024, mais ce délai a été repoussé.
Pourquoi l'automatisation du contrôle d'une facture transport est la solution ?
Le bénéfice sur les coûts transport
Un des avantages principal de l’automatisation est évidemment la réduction des coûts transport.
Selon un article de Bain & Company, les entreprises peuvent réaliser plus de 100 millions de dollars d’économie en leur transport et logistique grâce à l’automatisation.
Éliminer les erreurs humaines
Ce qui peut sembler être une simple faute de frappe peut augmenter les dépenses et les délais de traitement. À cela s’ajoute le temps nécessaire pour la détection et la rectification de ces erreurs.
Avec une solution automatisée, la facture transport est analysée avec précision, minimisant ainsi les erreurs.
Gain de temps
Selon le nombre et le type d’envois, traiter une facture de transport à la main peut prendre du temps. L’utilisation d’une solution automatisée permet de le réduire. Par exemple : Sanofi a réduit de 10 jours par mois le temps traitement de leurs factures de transport.
Développement de compétences
L’automatisation de la comptabilité élimine les tâches chronophages et complète l’expertise comptable, sans la remplacer.
Cela permet au comptable de se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.
La facture transport, quoi retenir ?
La gestion d’une facture transport de façon automatisée offre de nombreux avantages comme la réduction des coûts ou l’amélioration de l’efficacité.
Cependant, le facteur humain demeure indispensable dans ce processus.
Grâce à cette technologie, les professionnels du secteur peuvent rediriger leur attention vers des missions plus stratégiques. Ainsi, cela augmentera la valeur qu’ils apportent à leur entreprise.
Florian GEFFROY
Copywritter et Digital Marketer pour DataFret
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