Infographie – Le contrôle des factures de transport de marchandise : DE MANUEL À AUTOMATISÉ
Facture transport : passer de contrôle manuel à automatique Blog 13 novembre 2023 Manuellement, traiter une facture transport de marchandises est une tâche bien souvent chronophage et fastidieuse. Imaginons devoir répéter ce processus pour des centaines de factures, cela deviendrait insupportable. Traiter une facture transport à la main peut impliquer de nombreuses contraintes : Temps passé sur des tâches à faibles valeurs ajoutées Peu de lignes contrôlées sur l’ensemble des factures de transport Processus de validation de la facturation rallongé SOMMAIRE : Workflow facture transport Chiffres clés du secteur à retenir Les bénéfices et résultats de l’automatisation pour l’utilisateur Qu’est-ce qu’une facture transport ? La dématérialisation de la facture transport Pourquoi l’automatisation du contrôle d’une facture transport est la solution ? La facture transport, quoi retenir ? LE CONTRÔLE DES FACTURES TRANSPORT DE MARCHANDISES DE MANUEL À AUTOMATISÉ Le contrôle des factures de transport est une tâche chronophage et sujette aux erreurs. Les volumes d’expéditions sont souvent trop importants pour que l’analyse soit efficace dans Excel. Manuellement, en moyenne, seuls 15 % des anomalies de facturation sont identifiées. Alors pourquoi perdre son temps à rechercher les anomalies dans les factures de transport plutôt que les résoudre ? WORKFLOW FACTURE TRANSPORT DE MANUEL 1. EXPÉDITION MARCHANDISE 2. DEMANDES D’ENLÈVEMENT 3. FACTURATION DES SERVICES 6. TRAITEMENT DES DEMANDES D’AVOIRS 5. DEMANDES DES AVOIRS 4. CONTRÔLE DES FACTURES DE TRANSPORT 7. VALIDATION DU PAIEMENT 8. REGLEMENT DES FACTURES DE TRANSPORT À AUTOMATISÉ 1. EXPÉDITION MARCHANDISE 2. ANALYSE DES ANOMALIES 3. DEMANDE DES AVOIRS 4. REGLEMENT DES FACTURES DE TRANSPORT CHIFFRES CLÉS À RETENIR Le montant des dépenses en 2023 par les entreprises françaises en transport de marchandises. Le montant total que représentent ces erreurs de facturations. Le pourcentage d’entreprise qui ne contrôlent pas ou peu leurs factures de transport. Le pourcentage d’entreprises françaises qui mesurent l’effet de leur outils et logiciels tech. AUTOMATISATION + UTILISATEUR LE COM-BOT PARFAIT AVANTAGE DE L’AUTOMATISATION BÉNÉFICES POUR L’UTILISATEUR Accélération du traitement de la facturation Analyse les montants ligne par ligne Suivi des factures en continu Plus d’erreurs de facturation Assistance sur des tâches chronophages Passe du temps sur des tâches à forte valeur Exactitude de toutes les données Suivi de KPIs stratégiques SOURCES https://supplychaindigital.com https://www.mckinsey.com Accueil Home Qu’est-ce qu’une facture transport ? Une facture transport est un document qui justifie le montant à payer pour le transport de marchandises d’un point A à un point B. Elle est généralement émise par le transporteur et peut inclure des mentions obligatoires comme le poids, le volume et la nature des marchandises transportées. Pour découvrir les mentions obligatoires des factures de transport et comment minimiser les risques de non-conformité dans la facturation : cliquer ici 🚨 À noter que chaque expédition peut avoir ses propres spécificités, tarifs, remises, taxes ou autres suppléments qui peuvent compliquer la facturation. La dématérialisation de la facture transport La dématérialisation de la facturation, c’est le passage du format papier au format électronique pour toutes les factures. Cette transition devait être obligatoire pour toutes les entreprises françaises à partir du 1er juillet 2024, mais ce délai a été repoussé. Pourquoi l’automatisation du contrôle d’une facture transport est la solution ? Le bénéfice sur les coûts transport Un des avantages principal de l’automatisation est évidemment la réduction des coûts transport. Selon un article de Bain & Company, les entreprises peuvent réaliser plus de 100 millions de dollars d’économie en leur transport et logistique grâce à l’automatisation. Éliminer les erreurs humaines Ce qui peut sembler être une simple faute de frappe peut augmenter les dépenses et les délais de traitement. À cela s’ajoute le temps nécessaire pour la détection et la rectification de ces erreurs. Avec une solution automatisée, la facture transport est analysée avec précision, minimisant ainsi les erreurs. Gain de temps Selon le nombre et le type d’envois, traiter une facture de transport à la main peut prendre du temps. L’utilisation d’une solution automatisée permet de le réduire. Par exemple : Sanofi a réduit de 10 jours par mois le temps traitement de leurs factures de transport. Développement de compétences L’automatisation de la comptabilité élimine les tâches chronophages et complète l’expertise comptable, sans la remplacer. Cela permet au comptable de se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée. La facture transport, quoi retenir ? La gestion d’une facture transport de façon automatisée offre de nombreux avantages comme la réduction des coûts ou l’amélioration de l’efficacité. Cependant, le facteur humain demeure indispensable dans ce processus. Grâce à cette technologie, les professionnels du secteur peuvent rediriger leur attention vers des missions plus stratégiques. Ainsi, cela augmentera la valeur qu’ils apportent à leur entreprise. Florian GEFFROY Copywritter et Digital Marketer pour DataFret florian.geffroy@datafret.com 👉 Tous mes articles Linkedin Twitter Youtube RECEVOIR L’INFOGRAPHIE EN HD Remplissez le formulaire ci-dessous pour recevoir par email la version PDF de l’infographie. ARTICLES Nouveautés sur DataFret, tendances et actualités sur la logistique, la Supply Chain, le transport, la comptabilité et la technologie. Parcourir > 31 mai 2022 L’automatisation de la comptabilité Découvrez pourquoi les directions comptables tirent parti des nouvelles technologies pour être plus efficaces. Lire l’article 19 mai 2022 Mise à jour DataFret : Mai 2022 La gestion des écarts de préfacturation et le module de simulation des coûts de transport par scénario. Lire l’article
Supply Chain : Quels sont les 3 indicateurs à suivre absolument en 2022 ?
Quels sont les 3 indicateurs Supply Chain à absolument suivre en 2022 ? Blog 27 août 2022 Depuis deux ans, nos habitudes de consommation ont profondément changé. L’une des conséquences majeures de ces changements est l’explosion du volume de transport de marchandise. Les impacts de cette situation n’ont pas tardé à se faire ressentir sur l’ensemble de la Supply Chain et les acteurs du secteur ont dû faire face à de nombreuses variations, imprévus et pics d’activité. Un enseignement paraît important : il est plus que jamais capital d’être en mesure de monitorer avec efficacité l’activité, reflet du bon fonctionnement de la chaîne logistique. Parmi les priorités à venir, nous explorons trois indicateurs supply chain clés à suivre en 2022. Les propositions faites dans cet article ne se veulent pas exhaustives, mais reflètent bien les thèmes les plus souvent abordés par nos interlocuteurs ! Comment réduire son empreinte carbone ? Comment prévoir la rotation du personnel et des stocks ? Comment maîtriser ses dépenses en contrôlant mieux les factures de transport de marchandise ? Alors, quels sont les 3 indicateurs supply chain à suivre absolument en 2022 ? 1. Comment mesurer son empreinte carbone ? Nombreuses sont les entreprises qui ont pour but de se mettre au vert ! Les enjeux environnementaux et la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) n’ont jamais été un sujet aussi “chaud” pour la chaîne d’approvisionnement. La combinaison entre l’activité de transport et la durabilité n’est plus une idéologie, elle devient réelle et impérative. Les habitudes des consommateurs sont encore en mutation et l’impact que cela peut avoir sur l’environnement provoque une adoption progressive, mais nécessaire, de modes de fonctionnement plus responsables. Naturellement cela implique que les entreprises prennent des mesures concrètes pour abonder dans ce sens, et surtout, qu’elles soient capables de mesurer ces efforts ! En 2019, l’ADEME a signalé que le fret urbain représentait à lui seul 30% des gaz à effet de serre dans les villes françaises, un pourcentage encore en croissance… Il est donc évident qu’établir des bonnes pratiques RSE et être en mesure de les communiquer n’est plus qu’un simple facteur déterminant pour l’image de marque. Certains changements dans les processus sont devenus des sujets prioritaires : Les méthodes de transport ou d’expéditionMinimiser les déchets et les emballagesMinimiser les étapes de production et d’approvisionnementRecycler les produits en fin de vie Cependant, pour mesurer ces actions et établir un contrôle continu, il faut être capable de mettre en place une dynamique de collecte des données. Nombreuses sont les entreprises qui ont pour but de se mettre au vert ! Les enjeux environnementaux et la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) n’ont jamais été un sujet aussi “chaud” pour la chaîne d’approvisionnement. La combinaison entre l’activité de transport et la durabilité n’est plus une idéologie, elle devient réelle et impérative. Les habitudes des consommateurs sont encore en mutation et l’impact que cela peut avoir sur l’environnement provoque une adoption progressive, mais nécessaire de modes de fonctionnement plus responsables. Naturellement, cela implique que les entreprises prennent des mesures concrètes pour abonder dans ce sens, et surtout, qu’elles soient capables de mesurer ces efforts ! En 2019, l’ADEME a signalé que le fret urbain représentait à lui seul 30% des gaz à effet de serre dans les villes françaises, un pourcentage encore en croissance… Il est donc évident qu’établir des bonnes pratiques RSE et être en mesure de les communiquer va désormais au-delà de l’image de marque. Certains changements dans les processus sont devenus des sujets prioritaires : Les méthodes de transport ou d’expédition Minimiser les déchets et les emballages Minimiser les étapes de production et d’approvisionnement Recycler les produits en fin de vie Cependant, pour mesurer ces actions et établir un contrôle continu, il faut être capable de mettre en place une dynamique de collecte des données. Un mot Sarah Barnes-Humphrey (letstalksupplychain.com) sur Twitter, qui nous pose une question pour aller plus loin qu’une simple mesure d’indicateur : Transportation, can you produce closer to your consumers? This will also go hand on hand with discussion or which supply chain risks you are willing to take — Sarah Barnes-Humphrey 🎙Supply Chain Leader (@bevictoryus) November 18, 2021 2 : Comment mesurer et prévoir la rotation du personnel ? Les volumes d’activité dans la Supply Chain peuvent varier fortement d’une période à l’autre. Le nombre de commandes et de livraisons fluctue en permanence, mais aussi le nombre d’imprévus ! Conséquence directe de ces fluctuations imprévues : l’estimation du nombre de personnes (ETP) nécessaires dans l’entrepôt lors des prochains jours. En effet, les ressources disponibles ont des conséquences directes sur la capacité des sites à faire face à la demande. Ce facteur peut paraître anodin, mais malheureusement, les coûts liés à une mauvaise estimation du besoin de main d’œuvre peuvent avoir un impact énorme sur le coût total de l’approvisionnement et sur la qualité de service. Cependant, les entreprises ont d’énormes difficultés à prévoir avec précision le besoin d’ETP nécessaires au bon fonctionnement de l’approvisionnement, notamment en phase amont (picking et constitution de palettes). Bien que les événements majeurs comme le Black Friday ou Noël soient généralement bien anticipés, il reste important d’être capable de mesurer en continu s’il y a trop ou pas assez de ressources pour assurer un fonctionnement optimal. Si trop d’ETP a été engagé face à une demande faible, l’entreprise peut subir, un coût opérationnel qui sort des standards de la société Si trop peu de personnel est affecté lors d’un pic d’activité, c’est toute la chaîne d’approvisionnement qui est impactée Maintenant, en plus de garder un œil attentif sur le taux d’occupation adéquat de manière proactive, des modèles de prévision permettent d’estimer le coût par colis de la masse salariale. En établissant le ratio quotidien entre le nombre de colis envoyés et les coûts d’ETP, il possible de dégager des tendances intéressantes dans une période propice aux pics d’activités rapides. 3 : Comment suivre sa facturation transporteur ? Même 100% digitalisées, les opérations de transport restent à analyser car elles représentent souvent le principal poste de charges externes d’une entreprise, et le contrôle de leurs coûts devient une priorité. Aujourd’hui, la plupart
Mise à jour : DataFret – Mai 2022
MISE À JOUR DATAFRET : MAI 2022 Blog 18 octobre 2023 Essayez maintenant > DataFret, notre logiciel de contrôle automatisé des factures de transport de marchandises fête bientôt son premier anniversaire ! L’objectif du logiciel est de faciliter les relations commerciales entre chargeurs et transporteurs, notamment en accélérant le traitement des factures. Dans cette optique, nos équipes ont mis à jour DataFret en y ajoutant de nouvelles fonctionnalités : La gestion des écarts de préfacturation avec les transporteurs Le module de simulation des coûts de transport par scénario La gestion des écarts de facturation avec les transporteurs Pour les utilisateurs : Synthèse des écarts saisis par les transporteurs : Une vue simple et ergonomique pour visualiser en un clin d’œil toutes les expéditions validées et celles faisant l’objet d’une demande d’avoir. Toutes les informations sont présentes pour régulariser le plus rapidement possible les anomalies de facturation : nom du transporteur, montant et cause de l’écart. Détails, expéditions et écarts : Dès que le transporteur remplit les informations nécessaires et valide la correction de la facture, la liste des écarts à traiter se met automatiquement à jour. Pour les transporteurs : Expéditions à vérifier avec formulaire dynamique : Une plateforme de communication unique avec une liste claire et simple de toutes les expéditions à vérifier. Les factures ne restent plus bloquées : Le transporteur peut préciser la raison de l’anomalie et valider ou non la demande d’avoir du client en laissant un commentaire au chargeur La simulation des frais de transport Récemment, l’augmentation du prix du carburant a contribué à l’augmentation les coûts… Faire des économies en recherchant manuellement le plan de transport le moins cher en fonction de la typologie d’un colis, son poids ou sa destination est peut être fastidieux ! Que ce soit dans la gestion quotidienne ou lors d’un appel d’offres, le nouveau module de DataFret permet de comparer les grilles tarifaires de tous les transporteurs et d’identifier celui qui est le plus avantageux. Quelles sont les fonctionnalités du module ? Calcul prévisionnel en fonction de différents scénarios Simuler des scénarios de montant en fonction du choix d’un transporteur ou d’un autre. Répartition des coûts par canal : Identifier ce qui leur est le plus bénéfique par typologie d’affrètement. Coût moyen : Pour chaque transporteur, simuler les coûts moyens au kg, à la palette, à la tonne Mathieu Ducouret “Le gain de temps est la première des équipes. Pour cette raison, le module « Gestion des échanges » intègre toute a la partie des échanges et révisions de la facturation avec les fournisseurs. Aussi, lors des phases d’appels d’offres, la comparaison des offres tarifaires nécessite des calculs lourds dans Excel. Le module de simulation de permet de comparer les offres proposées par les différents transporteurs, en les appliquant directement à votre volume d’expédition.” Florian GEFFROY Copywritter et Digital Marketer pour DataFret florian.geffroy@datafret.com 👉 Tous mes articles Linkedin Twitter Youtube ARTICLES Nouveautés sur DataFret, tendances et actualités sur la logistique, la Supply Chain, le transport, la comptabilité et la technologie. Parcourir > 31 mai 2022 L’automatisation de la comptabilité Découvrez pourquoi les directions comptables tirent parti des nouvelles technologies pour être plus efficaces. Lire l’article 4 mai 2022 Contrôle des factures de transport de marchandise Cette infographie apporte plus de précision sur la différence entre un système manuel et automatisé dans les directions comptables. Lire l’article