Comment mieux gérer les litiges dans le transport routier de marchandises ?
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- 16 octobre 2024
L’année dernière le secteur du ecommerce a connu une hausse de 10,5% de son chiffre d’affaires, culminant à 159,9 milliards. Le panier moyen continue d’augmenter : +5,4%, tout comme le nombre de transactions : +4,9%.
L’augmentation du nombre de livraison s’accompagne d’une recrudescence des litiges de livraison à gérer.
Pour minimiser l’impact des litiges de livraison et optimiser leur résolution grâce à l’automatisation, DataFret propose un nouvel outil qui permet d’externaliser complétement le processus de Gestion des litiges de livraison de l’ouverture du litige à sa résolution.
Les litiges impactent négativement la satisfaction client, génèrent des coûts opérationnels supplémentaires et augmentent la charge des équipes du service client. Il est donc primordial d’avoir une vraie stratégie pour les gérer.
Cet article revient sur les solutions pour optimiser la gestion des litiges.
Qu’est ce qu’un litige dans le transport routier de marchandises ?
Un litige dans le transport routier de marchandises est généralement une contestation formelle entre au moins deux parties .
On considère généralement qu’il y a 4 typologies de litiges de livraison : les colis endommagés, les contestations de livraison, les colis perdus et enfin les livraisons retardées.
Cependant, avant d’aborder les solutions, il est important de comprendre les défis auxquels font face les entreprises lorsqu’il s’agit de litiges dans le transport routier de marchandises.
Ces défis comprennent :
1. Problèmes de communication
Souvent provoqué en raison d’informations incorrectes ou incomplètes entre les parties prenantes, notamment les transporteurs, les expéditeurs et les destinataires.
2. Dommages
De nombreux facteurs peuvent expliquer pourquoi certaines marchandises sont endommagées durant leur acheminement : les problèmes d’emballage, les manipulations pendant le transport, l’état des routes, les conditions météorologiques, les erreurs humaines ou tout simplement la volumétrie des marchandises à acheminer.
3. Retards de livraison
Les exigences en terme de délais de livraison sont de plus en plus haute. La gestion du dernier kilomètre est un défi pour les acteurs du transport : complexité des livraisons en zone urbaine, absence des destinataires, logistique fragmentée, avaries climatiques, etc.
4. La perte de traçabilité des produits
L’acheminement d’un produit d’un point A à un point engendre de nombreuses étapes. Du tri, à l’étiquetage en passant par la gestion logistique, toutes ces étapes peuvent générer des erreurs. Les acteurs du secteur sont également confrontés à des problèmes de vol ou tout simplement des erreurs dans les adresses renseignées.
Les enjeux d’une gestion efficace des litiges pour les entreprises
Utiliser un outil pour mieux gérer les litiges transport est primordiale pour les transporteurs et les e-commerçants. Voici les principaux enjeux pour ces acteurs essentiels de la chaîne logistique.
Pour les e-commerçants
1. Améliorer de la satisfaction client
- Réduction des délais de résolution : Un outil dédié permet de centraliser toutes les informations relatives aux litiges (colis endommagés, perdus, retardés), facilitant ainsi la résolution rapide des problèmes. Cela permet aux transporteurs et chargeurs de répondre plus efficacement aux réclamations des clients, améliorant la satisfaction et la fidélisation.
- Communication transparente : Un bon outil offre un suivi en temps réel des réclamations et permet d’informer les clients du statut de leur litige de manière proactive, évitant ainsi l’insatisfaction liée à un manque de visibilité.
2. Optimisation des processus et réduction des coûts
- Automatisation des tâches répétitives : Gérer les litiges manuellement est chronophage et sujet aux erreurs. Un outil permet d’automatiser plusieurs étapes, comme la création de rapports d’incidents, le suivi des réclamations et l’interaction avec les transporteurs, ce qui réduit les coûts opérationnels et libère des ressources.
- Diminution des pertes financières : Les litiges mal gérés entraînent souvent des remboursements, des retours, ou des pénalités. Un outil de gestion des litiges aide à identifier rapidement les erreurs et à limiter les pertes financières liées à des réclamations non résolues ou à des remboursements excessifs.
3. Analyse des tendances et amélioration continue
- Identification des causes récurrentes : Un outil permet de collecter et d’analyser les données sur les litiges, ce qui aide les transporteurs et chargeurs à identifier les problèmes récurrents, que ce soit des incidents liés à un transporteur spécifique, des zones géographiques ou des types de marchandises. Cela permet d’agir en amont pour réduire le nombre de litiges à l’avenir.
- Amélioration des performances logistiques : Grâce aux informations extraites des données de litiges, les transporteurs et chargeurs peuvent ajuster leurs processus logistiques pour éviter les incidents répétés, améliorer la qualité des services de livraison, et accroître l’efficacité globale.
4. Amélioration des relations avec les partenaires
- Coordination avec les transporteurs : Un outil permet une meilleure collaboration entre les chargeurs et les transporteurs, facilitant le partage d’informations et la résolution conjointe des litiges. Cela permet d’améliorer la communication et de renforcer les relations entre ces acteurs, souvent interdépendants.
- Négociation de contrats : Les chargeurs peuvent utiliser les données collectées sur les litiges pour mieux négocier avec leurs transporteurs, par exemple en mettant en avant des taux de performance ou des taux de litiges pour obtenir des ajustements tarifaires ou des améliorations des services.
5. Conformité et gestion des assurances
- Réduction des risques légaux : Un outil permet de documenter chaque étape d’un litige, assurant une gestion conforme aux réglementations en vigueur. Cela protège les transporteurs et chargeurs contre d’éventuels litiges légaux liés à une mauvaise gestion des réclamations.
6. Optimisation des ressources humaines
- Gain de temps et d’efficacité : En automatisant et centralisant la gestion des litiges, un outil permet aux équipes de service client et aux gestionnaires logistiques de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela améliore l’efficacité globale des équipes et réduit la charge de travail liée à la gestion manuelle des litiges.
- Réduction du stress et des erreurs humaines : Un outil bien conçu simplifie le suivi et la gestion des litiges, réduisant le stress des équipes et limitant les erreurs humaines qui peuvent aggraver les problèmes ou entraîner des pertes financières.
Pour les e-commerçants
1. Amélioration de la performance opérationnelle
- Optimisation des tournées : Un outil de gestion des litiges permet aux transporteurs d’identifier les problèmes récurrents (retards, pertes de colis, dommages) et d’ajuster leurs itinéraires ou processus logistiques en conséquence. Cela permet d’optimiser les tournées et de réduire les incidents.
- Réduction des retards : Grâce à une meilleure visibilité sur les litiges liés aux délais de livraison, les transporteurs peuvent analyser les causes profondes des retards (congestion, itinéraires inefficaces) et apporter des ajustements pour améliorer la ponctualité de leurs services.
2. Réduction des coûts liés aux litiges
- Minimisation des coûts de gestion des réclamations : Traiter manuellement les réclamations prend du temps et mobilise beaucoup de ressources. Un outil dédié permet d’automatiser une grande partie du processus, réduisant ainsi le temps passé sur chaque litige et minimisant les coûts administratifs.
- Réduction des coûts de remplacement ou de compensation : Les transporteurs sont souvent responsables du remplacement de marchandises endommagées ou perdues. Une meilleure gestion des litiges aide à identifier rapidement les responsabilités et à résoudre les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent, réduisant ainsi les coûts de compensation.
3. Amélioration de la relation avec les clients (e-commerçants et destinataires)
- Communication fluide : Un outil de gestion des litiges permet aux transporteurs de communiquer efficacement avec les clients (e-commerçants) et les destinataires, en offrant des mises à jour en temps réel sur l’état des réclamations. Cela améliore la transparence et renforce la confiance dans leurs services.
- Accélération de la résolution des litiges : En centralisant les informations et en automatisant certaines tâches, un outil permet de résoudre plus rapidement les litiges, ce qui améliore la satisfaction des clients et préserve les relations commerciales.
4. Gestion proactive des incidents
- Prédiction et prévention des litiges : En analysant les données historiques sur les litiges, les transporteurs peuvent identifier des tendances et anticiper les problèmes potentiels. Par exemple, si certains itinéraires ou types de colis présentent un taux élevé de dommages, des mesures préventives peuvent être mises en place pour réduire les risques.
- Réaction rapide aux imprévus : En cas de conditions météorologiques défavorables, de grèves ou d’autres imprévus, un outil de gestion des litiges permet aux transporteurs d’agir rapidement pour minimiser l’impact des perturbations sur les livraisons.
5. Amélioration de la traçabilité et de la transparence
- Suivi en temps réel : Un outil de gestion des litiges permet aux transporteurs de suivre en temps réel l’état de chaque réclamation et d’offrir une meilleure visibilité aux clients sur les étapes de résolution. Cela améliore la transparence et permet de répondre rapidement aux questions des clients.
- Documentation claire : En cas de différend ou de réclamation complexe, avoir un historique complet et détaillé de la gestion des litiges permet aux transporteurs de prouver la bonne gestion du dossier, réduisant ainsi les risques de malentendus ou de conflits prolongés.
6. Conformité et gestion des obligations légales
- Respect des réglementations : Les transporteurs sont soumis à diverses obligations réglementaires, notamment en matière de protection des consommateurs et de gestion des litiges. Un outil de gestion des litiges aide à s’assurer que toutes les réclamations sont traitées dans le respect des lois en vigueur, évitant ainsi les sanctions potentielles.
- Gestion des assurances : Pour les colis endommagés ou perdus, un outil facilite la gestion des réclamations d’assurance en fournissant une documentation complète et claire, ce qui accélère les indemnisations et permet de mieux gérer les coûts liés aux incidents.
5 avantages de digitaliser la gestion des litiges transport
La dématérialisation des factures se révèle être une étape cruciale pour faciliter la gestion des litiges de transport. Cette transformation digitale du processus de facturation présente des avantages significatifs pour atténuer les litiges :
1. Gain de temps et d’efficacité
- Automatisation des processus : La digitalisation permet d’automatiser des tâches répétitives comme le suivi des réclamations, la génération de rapports et l’envoi d’accusés de réception. Cela réduit considérablement le temps consacré à la gestion manuelle des litiges et améliore la productivité des équipes.
- Réduction des délais de résolution : En centralisant toutes les informations dans un outil numérique, les transporteurs et chargeurs peuvent traiter plus rapidement les réclamations, ce qui réduit les délais de résolution des litiges et améliore l’efficacité opérationnelle.
2. Amélioration de la traçabilité et de la transparence
- Suivi en temps réel : Un système digital permet de suivre en temps réel l’état de chaque litige, offrant une meilleure visibilité aux équipes internes et aux clients. Cela permet de garantir une gestion proactive et de fournir des mises à jour régulières sur l’avancement des réclamations.
- Accès facile à l’historique des litiges : La digitalisation centralise toutes les données liées aux litiges dans un même système, rendant l’historique facilement accessible. Cela facilite la gestion des réclamations répétitives et permet de répondre rapidement aux questions ou réclamations des clients.
3. Réduction des erreurs et des pertes d’information
- Standardisation des procédures : La digitalisation permet de mettre en place des processus standardisés pour le traitement des litiges, réduisant les erreurs humaines et garantissant que toutes les réclamations suivent le même chemin de traitement.
- Moins de pertes de documents : Avec un système digital, tous les documents et informations sont stockés de manière centralisée et sécurisée, réduisant ainsi les risques de perte ou de mauvaise gestion des informations essentielles.
4. Analyse des données et amélioration continue
- Exploitation des données pour identifier les tendances : Les outils digitaux permettent de collecter et d’analyser des données sur les litiges, ce qui aide à identifier des tendances récurrentes (types d’incidents, zones géographiques, transporteurs spécifiques) et à mettre en place des actions correctives pour réduire les litiges à l’avenir.
- Amélioration des performances : Grâce aux analyses issues des données numériques, les entreprises peuvent ajuster leurs processus logistiques et prendre des décisions éclairées pour améliorer la qualité de leurs services de transport.
5. Meilleure communication et collaboration
- Communication simplifiée : Un outil digital de gestion des litiges facilite la communication entre les différentes parties prenantes (chargeurs, transporteurs, clients), en centralisant les échanges et en permettant le partage d’informations en temps réel. Cela garantit une meilleure coordination et une résolution plus rapide des problèmes.
- Accès multi-utilisateurs : La digitalisation permet à plusieurs utilisateurs de collaborer simultanément sur une réclamation, ce qui favorise la rapidité et l’efficacité dans la gestion des litiges, même entre des équipes réparties sur différents sites.
Conclusion
Dans un secteur e-commerce en pleine expansion, où la satisfaction client est un enjeu crucial, la gestion efficace des litiges de livraison devient indispensable pour rester compétitif. L’augmentation des transactions entraîne inévitablement une recrudescence de ces litiges, qu’il s’agisse de colis endommagés, perdus ou retardés.
C’est pourquoi l’optimisation de leur traitement, grâce à l’automatisation, est essentielle.
En externalisant ce processus via des outils dédiés comme ceux proposés par DataFret, les e-commerçants et les transporteurs peuvent non seulement réduire les coûts, mais aussi améliorer la satisfaction client, rationaliser leurs opérations et se concentrer sur leurs activités principales. Pour les transporteurs, cela permet de mieux gérer les délais et de renforcer la relation avec leurs partenaires. Pour les e-commerçants, cela assure une meilleure fidélisation des clients tout en optimisant la gestion des réclamations.
La digitalisation et la gestion proactive des litiges se révèlent ainsi être des leviers stratégiques incontournables pour maintenir la qualité des services et répondre aux exigences croissantes du marché.
Vous voulez protéger vos expéditions ?
DataFret propose un nouveau module de gestion des litiges transport.
Florian GEFFROY
Copywritter et Digital Marketer pour DataFret
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