Procédure de contrôle des factures de transport de marchandises
- Blog
- 4 April 2024
La gestion et la procédure de contrôle des factures de transport de marchandises sont devenues des éléments clés pour toute entreprise impliquée dans l’expédition et la logistique.
Selon Business Insider, près 17 % des dépenses logistiques en Europe sont surpayées en raison de processus obsolètes. Les principales causes sont la dépendance à Excel, les échanges et services basés sur des e-mails ainsi qu’une mauvaise gestion des factures de transport.
Renforcer cette procédure est donc, non seulement, une démarche cruciale pour une gestion interne optimale de la comptabilité, mais elle sert également de levier puissant pour réaliser des économies et affiner l’ensemble de la chaîne logistique.
Dans cet article, nous explorerons les meilleures méthodes et stratégies pour améliorer le processus de validation des factures de transport de marchandises.
Comprendre la procédure de contrôle des factures de transport de marchandises
La procédure de contrôle des factures TRM est un ensemble structuré d’actions visant à vérifier, approuver et traiter les factures de transport de marchandises. Son objectif est de garantir que les coûts soient exacts, conformes aux contrats et traités dans les délais convenus.
Ses bénéfices :
- Exactitude : Élimine les erreurs coûteuses
- Conformité : Assure que les coûts sont en ligne avec les accords
- Efficacité : Réduit le temps et les ressources nécessaires
Workflow de la facturation transport de façon manuelle
Chaque étape de ce processus requiert une attention minutieuse et une gestion expérimenté, créant un écosystème complexe. Bien qu’il puisse, en théorie, réaliser des économies et apporter une performance accrue de la chaîne logistique, il peut également introduire des erreurs et des retards.
Le temps et les ressources consacrés à la gestion de ces étapes peuvent rapidement s’accumuler, compromettant ainsi l’efficacité globale et diluant les avantages potentiels.
Regardons plus en détail ce que représente chacune d’entre elles :
1. Expédition marchandises
Processus de préparation et d’envoi de produits aux clients. Elle commence par le choix du mode de transport, l’emballage approprié, et la documentation adéquate.
2. Demandes d’enlèvement
Implique la coordination avec le transporteur pour enlever les marchandises. Une planification précise, des instructions claires et une communication efficace sont essentielles pour éviter tout retard ou confusion.
3. Facturation des services
Consiste à détailler les coûts de transport, taxes, droits de douane, et autres frais associés.
4. Contrôle des factures
Vérification de toutes les factures reçues pour s’assurer qu’elles correspondent aux services rendus. Cela comprend la vérification des anomalies, des tarifs, et des accords contractuels.
5. Demandes des avoirs
Si des erreurs sont trouvées pendant le contrôle des factures, une demande d’avoir peut être nécessaire. Ce sont des corrections de factures qui reflètent les montants qui ont été facturés en excès ou en moins.
6.Traitement des demandes d’avoirs
Cela peut inclure la communication avec les fournisseurs ou les transporteurs, la documentation des corrections, et la mise à jour des systèmes financiers.
7. Validation du paiement
Avant d’effectuer un paiement, il doit être validé. La validation du paiement implique une revue finale des factures et des avoirs pour s’assurer que tout est en ordre.
8. Règlement des factures
Les paiements sont effectués selon les termes convenus. Le respect des délais et la précision dans le règlement renforcent la confiance avec les fournisseurs et les transporteurs.
Workflow de la facturation transport de façon automatique
La réduction du nombre d’étapes dans la gestion et la procédure de contrôle des factures de transport de marchandises, en particulier à travers l’automatisation, simplifie considérablement le processus pour les personnes chargées d’analyser les factures.
En éliminant ou en fusionnant des étapes manuelles, le processus devient plus fluide et moins sujet aux erreurs, permettant une analyse plus rapide et plus précise. L’automatisation assure une cohérence et une conformité accrues, minimisant les risques d’erreurs humaines et de non-conformité.
Le résultat est un processus plus efficace, économique et fiable qui répond mieux aux besoins des industriels et des e-commerçants.
Technologie et automatisation dans la facturation
L’automatisation joue un rôle majeur dans la procédure de contrôle des factures :
- Réduction des anomalies : Les erreurs manuelles sont minimisées.
- Gain de temps : Libère le personnel pour des tâches plus stratégiques.
Cependant, l’automatisation ne peut pas fonctionner en totale autonomie. En étant accompagnée par une intervention humaine judicieuse, la performance peut être grandement améliorée et la rapidité d’action dans le workflow de la gestion des factures peut être considérablement accrue.
Cette synergie entre l’automatisation et l’expertise humaine permet non seulement de réduire les délais, mais aussi d’apporter une nuance et une flexibilité que les systèmes automatisés seuls pourraient ne pas atteindre.
Conclusion
La gestion et la procédure de contrôle des factures de transport de marchandises peuvent sembler complexes, mais avec les bonnes méthodes et technologies, elles deviennent plus maniables. En adoptant ces pratiques, les entreprises peuvent non seulement économiser du temps et de l’argent, mais aussi gagner en transparence et en efficacité.
La procédure de contrôle des factures n’est pas une tâche isolée, elle est le cœur d’une gestion efficace du transport, et en la maîtrisant, les industriels et e-commerçants peuvent se concentrer sur leur croissance et leur succès.
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