Comment mieux gérer les litiges dans le transport routier de marchandises ?
- Blog
- 11 avril 2024
En raison de l’importance du transport de marchandises, les directeurs transport doivent porter une attention particulière à sa gestion. D’après prologis, ce secteur peut représenter jusqu’à 60% des coûts opérationnels totaux d’une supply chain.
L’une des solutions qui est primordiale pour économiser ses coûts est d’utiliser un outil pour minimiser les litiges et maximiser leurs résolutions.
Ces litiges transport peuvent entraîner des retards importants, des coûts supplémentaires et impacter négativement la satisfaction client, il est donc primordiale de mieux les gérer !
Qu’est ce qu’un litige dans le transport routier de marchandises ?
Un litige dans le transport routier de marchandises est généralement une contestation formelle entre au moins deux parties impliquées dans le secteur.
Cependant, avant d’aborder les solutions, il est important de comprendre les défis auxquels font face les entreprises lorsqu’il s’agit de litiges dans le transport routier de marchandises.
Ces défis comprennent :
1. Problèmes de communication
Souvent provoqué en raison d’informations incorrectes ou incomplètes entre les parties prenantes, notamment les transporteurs, les expéditeurs et les destinataires.
2. Facturation incorrecte
Les erreurs de facturation, telles que des frais imprévus ou incorrects, peuvent conduire à des litiges entre les transporteurs et les expéditeurs. Dans ce contexte, un litige peut aboutir au remboursement des frais de transport ou du coût des marchandises transportées, rendant le suivi financier complexe et crucial.
3. Dommages et pertes
Source majeur de litiges , les dégâts peuvent survenir en raison de manutentions inappropriées ou de conditions de transport inadéquates.
4. Impayés à régler
Lorsque les parties ne s’entendent pas sur les modalités de paiement ou que le paiement n’est pas effectué dans les délais prescrits.
5. Retard des livraisons
Ces retards se produisent lorsque la date de livraison effective ne correspond pas à la date promise. Ils peuvent, selon les termes contractuels, donner lieu à des réductions du prix du transport, soulignant l’importance d’une planification et d’une exécution précises du transport.
5 stratégies pour améliorer la résolution des litiges transport
1. Améliorer la communication
Une communication transparente et efficace est essentielle pour prévenir de nombreux litiges liés au transport routier de marchandises. Les entreprises peuvent adopter des solutions de ticketing et des outils de service client pour améliorer la communication entre toutes les parties prenantes. Cela garantit que les informations cruciales soient disponibles en temps réel et permet d’intégrer des solutions automatisées pour surveiller et analyser les indicateurs de performance du transport. Il est donc possible d’identifier et d’anticiper les problèmes potentiels, permettant de prendre des mesures correctives avant que les situations ne dégénèrent en litiges.
2. Automatiser la récupération des documents
En mettant en place des systèmes permettant de recueillir automatiquement les preuves de livraison, les factures, et les bons de commande, les entreprises peuvent limiter les risques d’erreurs humaines et assurer la disponibilité immédiate des documents en cas de litige. Cela facilite également la vérification rapide des accords et la conciliation des différences, accélérant ainsi le processus de résolution.
3. Simplifier les processus
Cela inclut la standardisation des procédures de chargement, de livraison et de facturation, ainsi que la mise en place de guidelines claires pour les employés et les partenaires. En éliminant les étapes inutiles et en clarifiant les procédures, les entreprises peuvent éviter les malentendus et les erreurs qui mènent souvent à des litiges. De plus, des processus simplifiés permettent une meilleure compréhension et une application plus facile des politiques, contribuant à une gestion plus harmonieuse des transactions.
4. Suivre et tracer les envois
La capacité de suivre et de tracer les envois en temps réel peut grandement réduire les litiges liés aux retards et aux pertes. La solution est d’investir dans des technologies de suivi des envois pour avoir une visibilité totale sur la localisation et l’état des marchandises.
5. Établir des contrats clairs
L’une des étapes clé est dès l’écriture des contrats. L’idée est de travailler avec des avocats et comptables spécialisés pour élaborer des contrats de transport complets et équitables ainsi qu’inclure des clauses spécifiques concernant la résolution des litiges et les procédures de réclamation
5 avantages de digitaliser la gestion des litiges transport
La dématérialisation des factures se révèle être une étape cruciale pour faciliter la gestion des litiges de transport. Cette transformation digitale du processus de facturation présente des avantages significatifs pour atténuer les litiges :
Réduction des erreurs humaines
Selon une analyse de McKinsey, la documentation pour une seule expédition peut nécessiter jusqu’à 50 feuilles de papier échangées avec jusqu’à 30 parties prenantes différentes. La saisie manuelle de ces données est sujette à des erreurs, ce qui peut entraîner des litiges de facturation. Digitaliser cette tâche permet une saisie automatisée et précise des données, réduisant ainsi les risques d’inexactitudes et de différences entre les parties prenantes.
Traçabilité et historique
La digitalisation des factures permet une meilleure traçabilité et un historique plus complet des transactions. En cas de litige, il est plus facile d’accéder à l’historique des transactions pour identifier les éventuelles anomalies.
Automatisation des processus
Selon Intune Logistics, digitaliser le processus peut économiser entre 5% et 12% des dépenses de transport. L’automatisation réduit le temps nécessaire pour traiter les factures, ce qui peut réduire les retards et les erreurs susceptibles de provoquer des litiges.
Intégration avec les systèmes existants
La digitalisation de la gestion des litiges permet une intégration fluide avec d’autres outils numériques déjà en place au sein des entreprises, tels que les systèmes de ticketing comme Zendesk et les plateformes de gestion de la relation client (CRM). Cette intégration garantit la cohérence et la synchronisation des données à travers toutes les plateformes, ce qui facilite la communication interne et externe. Cela permet une résolution des litiges plus rapide et plus efficace, grâce à une vue d’ensemble claire et centralisée des informations pertinentes.
Collaboration facilitée
Digitaliser la gestion des litiges permet aux différentes parties prenantes, y compris les transporteurs et les clients, de collaborer plus efficacement sur les documents. Les informations pertinentes peuvent être partagées en temps réel, ce qui réduit les risques de malentendus et de litiges.
Conclusion
Réduire les litiges dans le transport routier de marchandises demande une approche proactive et une collaboration étroite entre toutes les parties prenantes. En adoptant des stratégies telles que l’amélioration de la communication, l’automatisation de la récupération des documents, la simplification des processus, le suivi et le suivi des envoies ainsi que la mise en place de contrats clairs, les entreprises peuvent considérablement augmenter la résolution des de litiges et garantir un flux de marchandises plus fluide et plus efficace.
L’adoption de technologies de pointe, telles que les solutions de ticketing et les plateformes de gestion de la relation client (CRM), joue un rôle déterminant dans l’atteinte de cet objectif. En travaillant ensemble, les acteurs de l’industrie peuvent forger un environnement où les litiges dans le transport routier de marchandises se font de plus en plus rares. Parallèlement, ces technologies modernes permettent de signaler et de régler de manière efficace les litiges qui émergent, contribuant ainsi à l’amélioration continue de la qualité de service et à la satisfaction client.
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Florian GEFFROY
Copywritter et Digital Marketer pour DataFret
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