DataFret Factures

Le contrôle des factures de transport est particulièrement complexe : une même facture peut combiner grilles tarifaires, poids, suppléments, taxes et conditions propres à chaque transporteur. DataFret automatise le contrôle afin d’identifier les écarts entre les prestations réellement réalisées et les montants facturés.

Parmi les principales anomalies pouvant être contrôlées :

Erreurs d’application des grilles tarifaires

DataFret croise les données d’expédition avec les grilles tarifaires du transporteur afin de vérifier que le tarif prévu au contrat a bien été appliqué à chaque livraison.

Erreurs liées au poids

Un poids ou un poids volumétrique incorrect peut modifier le tarif appliqué à une expédition. Le contrôle permet de comparer les données disponibles et d’identifier les écarts ayant un impact sur la facturation. Les erreurs de poids volumétrique font partie des anomalies récurrentes identifiées par DataFret.

Taxes et surcharges carburant

Les mécanismes de surcharge carburant peuvent évoluer et être appliqués différemment selon les contrats. DataFret intègre ces éléments dans son contrôle afin d’identifier les écarts de facturation liés notamment à la taxe gasoil.

Suppléments facturés

Certains services complémentaires peuvent générer des suppléments. DataFret permet de contrôler les suppléments calculés et facturés afin de mettre en évidence les différences.

Doublons et autres anomalies de facturation

Les doublons font également partie des anomalies auxquelles les équipes transport peuvent être confrontées. L’objectif est d’isoler automatiquement les expéditions qui nécessitent une vérification plutôt que de demander aux équipes de contrôler manuellement l’intégralité des factures.

Pour chaque anomalie identifiée, DataFret met à disposition les informations nécessaires à son analyse, notamment sa cause et son montant.

Le fonctionnement de DataFret repose sur le croisement des données de transport avec les éléments tarifaires nécessaires au contrôle.

Collecte des données

DataFret récupère les données d’expédition et les factures transport en fonction du cycle de facturation de l’entreprise. La plateforme peut s’intégrer à différents environnements IT, notamment ERP, TMS, WMS, EDI, e-commerce, API, extraction CSV ou SFTP.

Intégration des grilles tarifaires

Les grilles tarifaires à jour sont chargées dans DataFret afin de disposer du prix attendu pour les prestations réalisées. Un témoignage client publié par DataFret indique notamment que les grilles tarifaires et les données d’expédition issues du WMS sont chargées en amont avant leur croisement dans l’outil.

Recalcul et comparaison

DataFret vérifie automatiquement que les grilles tarifaires sont correctement appliquées à chaque livraison. Le système permet ainsi de comparer le montant attendu au montant réellement facturé et d’isoler les écarts qui nécessitent l’attention des équipes.

Identification des anomalies

Lorsqu’un écart est trouvé, DataFret fournit sa cause, son montant et les données nécessaires à sa résolution. L’équipe ne passe donc plus son temps à rechercher les erreurs dans l’ensemble des factures : elle peut se concentrer sur les anomalies déjà identifiées.

Suivi des avoirs

Une fois les écarts validés, le suivi des avoirs et des échanges avec les transporteurs peut être centralisé dans la plateforme. DataFret permet ainsi de suivre le processus au-delà de la simple détection de l’anomalie.

DataFret indique proposer plus de 35 indicateurs personnalisés permettant de suivre les dépenses et de piloter l’activité transport.

Selon les données disponibles et la configuration du dashboard, ces analyses permettent notamment de suivre :

• le montant total facturé, pour connaître précisément les dépenses transport sur une période ;
• le montant recalculé, afin de comparer la facturation du transporteur au montant attendu ;
• le pourcentage d’expéditions présentant une anomalie ;
• les économies potentielles, correspondant aux écarts de facturation identifiés ;
• les coûts et écarts par transporteur, afin de comparer les prestataires ;
• les poids facturés et les poids enregistrés, pour identifier les différences pouvant impacter les tarifs ;
• les écarts en pourcentage, afin d’en mesurer l’importance dans le temps ;
• les causes d’écart, comme le transport, les surcharges carburant ou les suppléments ;
• la répartition des anomalies, pour suivre leur évolution ;
• les coûts moyens par colis et autres indicateurs de pilotage, selon les besoins de l’entreprise.

DataFret présente également ses KPI comme un moyen de réaliser du benchmark entre prestataires, du contrôle budgétaire et d’analyser les coûts moyens au colis ou les regroupements d’expéditions.

La détection d’un écart n’est qu’une première étape. Une anomalie doit ensuite être analysée, validée puis, lorsqu’elle est confirmée, donner lieu à une demande d’avoir auprès du transporteur.

DataFret centralise les informations nécessaires au traitement des écarts afin d’éviter la multiplication des fichiers Excel, des exports et des chaînes d’e-mails. La plateforme permet notamment de retrouver la cause de l’anomalie, son montant et les données liées à l’expédition concernée.

Les équipes peuvent ensuite exporter les anomalies identifiées et suivre les échanges liés aux avoirs. DataFret présente d’ailleurs le suivi des dépenses, des provisions et des avoirs comme l’un des usages destinés aux directions financières.

Le contrôle devient ainsi un processus continu :

Facture reçue → contrôle automatique → écart identifié → analyse → demande d’avoir → suivi de la récupération du trop-payé.

Cela permet aux équipes transport de consacrer davantage de temps à la résolution des écarts et au pilotage des flux plutôt qu’à leur recherche manuelle.

Oui. DataFret est conçu pour récupérer les données nécessaires au contrôle sans imposer le remplacement des outils déjà utilisés par l’entreprise.

La plateforme peut notamment travailler avec des données provenant de :

• ERP
• TMS
• WMS
• EDI
• plateformes e-commerce
• API
• extractions CSV
• SFTP

DataFret indique également qu’aucune installation spécifique n’est nécessaire côté utilisateur.

L’objectif est donc de connecter les données déjà disponibles dans l’écosystème de l’entreprise afin de les croiser avec les données de facturation et les grilles tarifaires.