Comptabilité transport : Comment minimiser les risques de non-conformité dans la facturation
- Blog
- 13 November 2023
La facturation dans le secteur du transport est soumise à des réglementations strictes et nécessite une vigilance constante. Pourtant, selon une enquête menée conjointement par Deloitte & Touche LLP et Compliance Week, 40% des entreprises négligent de réaliser une évaluation annuelle des risques de conformité.
Face à cette réalité, cet article se penche sur les défis spécifiques rencontrés par les comptables et propose des stratégies pour minimiser les risques de non-conformité dans la facturation.
Qu’est-ce qu’une facture transport non-conforme ?
Dans le secteur du transport de marchandises, la facturation est un élément clé que tout comptable doit gérer avec la plus grande des précisions pour assurer une gestion financière efficace et une satisfaction client optimale.
Elle implique la vérification des tarifs et des services fournis, le suivi des paiements et des délais de règlement, ainsi que la gestion des litiges liés aux factures. Une facturation précise et organisée contribue à maintenir des relations professionnelles solides entre l’entreprise et ses partenaires.
Mentions obligatoires sur une facture de transport
- La numérotation unique de la facture
- Les informations complètes du fournisseur de services de transport
- La date de prestation du service de transport
- Le numéro individuel d'identification à la TVA
- Le détail des services fournis
- Les frais supplémentaires
- Les variations de charges carburant (en pied de facture)
Quand une facture est-elle considérée comme non conforme ?
Si l’une de ces mentions obligatoires est erronée ou absente, la facture est considérée comme non conforme. Il est crucial de distinguer une facture non conforme du défaut de facturation (l’absence totale de facture) ou des fausses factures (utilisation d’une identité fictive, dissimulation d’une adresse, etc.).
Cependant, dans le cas d’une facture non conforme, il n’y a généralement pas d’intention de dissimuler des informations, il s’agit plutôt d’une omission ou d’une erreur sur les mentions obligatoires.
L'impact financier de la non-conformité
Selon KPMG, à partir du 1er juillet 2024, les entreprises qui ne se conforment pas aux exigences de facturation électronique en France pourraient encourir une pénalité de 15 € par facture, plafonnée à 15 000 € par an. Cette information souligne l’importance cruciale de s’assurer que chaque facture émise est conforme aux réglementations en vigueur.
Les risques de non-conformité
Erreurs de calcul
Une précision rigoureuse dans les calculs est cruciale, car même une légère erreur peut avoir un impact financier significatif. Par exemple, une estimation inexacte des coûts de transport, même avec un écart de seulement 1,5% sur un budget transport de 2 millions d’euros facture de 100 000 €, peut se traduire par une perte nette de 30 000 €. Il est donc impératif de veiller à une exactitude maximale dans la gestion financière du transport de marchandises.
Non-respect des réglementations
Le non-respect des réglementations est un terrain miné que tout comptable doit éviter, car cela peut entraîner des amendes allant jusqu’à des centaines de milliers d’euros. Dans certains cas, cela peut même entraîner la suspension ou la révocation de licences, paralysant ainsi toute l’entreprise. Le secteur du transport est particulièrement vulnérable, avec des amendes pouvant atteindre jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel global pour des violations graves.
Compléxité administrative
La gestion de la facturation dans le secteur du transport implique souvent une complexité administrative considérable. Des erreurs dans la gestion des documents, comme les bons de livraison ou les factures, peuvent entraîner des retards dans les paiements et augmenter les coûts administratifs. Selon certaines estimations, les coûts administratifs liés à la facturation peuvent représenter jusqu’à 10% du budget total d’une entreprise de transport.
Risques en supply chain
Dans le domaine du transport, la gestion précise d’une supply chain se révèle souvent critique en termes de conformité. Les anomalies ou les retards au sein de cette chaîne peuvent engendrer une série de répercussions, influant directement sur la facturation et le respect des normes. Par exemple, un délai dans la livraison d’un fournisseur peut entraîner des sanctions contractuelles, exigeant ainsi une révision approfondie du processus de facturation..
Automatiser le contrôle des factures de transport pour limiter les erreurs
Utiliser une solution de contrôle automatisé des factures de transport de marchandises est conseillé pour tout e-commerçants ou retailers. Ces systèmes automatisés scrutent chaque ligne et chaque chiffre des factures, identifiant les erreurs avant qu’elles ne deviennent des problèmes majeurs. C’est comme avoir un expert en conformité qui travaille 24/7 pour une entreprise, garantissant que chaque facture émise soit conforme aux normes requises.
L’utilisation d’une solution de contrôle automatisé ne se contente pas de minimiser les risques de non-conformité ; elle a également l’avantage de réduire les litiges entre les transporteurs et les chargeurs. En éliminant les erreurs de facturation, cela stoppe également une source majeure de conflit, facilitant ainsi des relations commerciales plus fluides et plus fiables.
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Conclusion
La non-conformité dans la facturation du transport est un risque majeur qui peut avoir des conséquences financières et opérationnelles graves pour une entreprise expédiant de grandes quantités de marchandises. Pour le comptable transport, la maîtrise de la conformité est cruciale, non seulement pour éviter les sanctions financières et réglementaires, mais aussi pour maintenir une bonne réputation et des relations commerciales solides.
En adoptant des meilleures pratiques et en investissant dans des solutions technologiques, les entreprises peuvent minimiser ces risques et améliorer leurs relations entre chargeurs et transporteurs.
Florian GEFFROY
Copywritter et Digital Marketer pour DataFret
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